Retensi Catatan Pajak – Simpan atau Lempar

Sebagai Akuntan Publik Bersertifikat, saya bekerja dengan catatan perbankan dan bisnis klien saya sepanjang waktu. Sebagai seorang ibu, saya menangani perbankan, kartu kredit, dan catatan keuangan keluarga saya sendiri. Dalam kedua kapasitas tersebut, saya telah belajar betapa pentingnya menyimpan catatan keuangan dengan aman. Jika Anda pernah mengajukan pinjaman atau telah melalui pemeriksaan pajak, Anda juga tahu perlunya memiliki catatan yang memadai. Tapi apa catatan yang memadai dan berapa lama Anda perlu menyimpannya?

Secara umum, kecuali dalam kasus penipuan atau pernyataan pendapatan yang terlalu rendah, IRS hanya dapat menilai pajak tambahan selama tiga tahun sejak tanggal pengembalian diajukan, (atau, jika kemudian, tiga tahun Pengembalian Pajak setelah pengembalian jatuh tempo). Misalnya, jika Anda mengajukan pengembalian pajak pribadi tahun 2005 pada tanggal jatuh tempo aslinya pada 17 April 2006, IRS memiliki waktu hingga 15 April 2009 untuk menilai kekurangan pajak terhadap Anda. Jika Anda terlambat mengajukan pengembalian, IRS umumnya akan memiliki waktu tiga tahun sejak tanggal Anda mengajukan pengembalian untuk menilai kekurangannya.

Namun, periode penilaian diperpanjang hingga enam tahun jika IRS menegaskan bahwa lebih dari 25% dari pendapatan kotor dihilangkan dan tidak terbatas jika IRS menyatakan penipuan pada pengembalian. Selain itu, periode penilaian tidak mulai berjalan sampai pengembalian diajukan. Oleh karena itu, jika IRS mengklaim bahwa Anda tidak pernah mengajukan pengembalian untuk tahun tertentu, ia dapat menilai pajak untuk tahun itu kapan saja (bahkan lebih dari tiga atau enam tahun), kecuali jika Anda dapat membuktikan bahwa Anda memang layanan mengurus pajak mengajukan. Membuktikan bahwa Anda mengajukan akan memerlukan memberikan salinan pengembalian dan bukti pengiriman (seperti “tanda terima pengembalian” hijau dari US Postal Service.

Menyimpan pengembalian pajak (bersama dengan bukti pengirimannya) tanpa batas waktu dan catatan penting (laporan bank, register cek, kuitansi, log pengeluaran, faktur penjualan, cadangan komputer, W-2 dan 1099, dll.) selama enam tahun setelah pengembalian diajukan harus, sebagai masalah praktis, memadai. Jika Anda mengajukan pengembalian Anda secara elektronik, pastikan untuk mendapatkan salinan dari perusahaan yang menyiapkan dan/atau mengajukan pengembalian Anda; itu diperlukan untuk memberi Anda salinan kertas pengembalian.

Aturan retensi enam tahun diperpanjang untuk aset dan transaksi yang memengaruhi lebih dari satu tahun pajak. Misalnya, jika Anda membeli properti nyata, atau investasi lain, atau memperoleh atau memberikan pinjaman, catatan untuk pembelian atau awal harus disimpan selama enam tahun setelah penjualan atau pembayaran akhir. Selain itu, dokumentasi perbaikan atau biaya lain yang diperlukan untuk dikapitalisasi juga harus disimpan sampai enam tahun setelah penjualan.

Untuk bisnis apa pun dengan karyawan, simpan catatan jam kerja dan pembayaran yang lengkap dan konsultan pajak surabaya akurat. Memiliki kebijakan penggajian tertulis yang menyatakan bagaimana karyawan harus mencatat waktu mereka dan bahwa mereka harus menyerahkan informasi tersebut kepada pemberi kerja. Cantumkan aturan lembur (yaitu, apakah perlu disetujui secara tertulis terlebih dahulu oleh supervisor). Simpan semua catatan ini selama tiga tahun setelah karyawan diberhentikan. Untuk semua catatan pekerjaan, termasuk pengembalian pajak dan kartu waktu, simpan catatan ini setidaknya selama empat tahun.

Jika Anda memiliki transaksi yang menimbulkan kerugian, seperti penjualan investasi yang merugi, Anda harus menyimpan catatan yang berkaitan dengan transaksi yang mendasarinya sebagai bukti kerugian, sampai enam tahun setelah kerugian sepenuhnya ditanggung. digunakan atau kadaluarsa. Secara khusus, ingat bahwa jika Anda menginvestasikan kembali dividen untuk membeli saham tambahan, setiap reinvestasi adalah pembelian saham yang terpisah, dan catatan setiap reinvestasi harus disimpan setidaknya selama enam tahun setelah pengembalian diajukan untuk tahun di mana saham dijual.

Untuk Rekening Pensiun Perorangan (IRA), Anda harus menyimpan catatan kontribusi dan distribusi, Formulir 8606, 5498 dan 1099-R sampai semua uang ditarik dari semua rekening dan tambahan tiga tahun telah berlalu.

Ketika properti baru mengambil dasar properti lama, catatan yang berkaitan dengan properti lama harus disimpan sampai enam tahun setelah penjualan properti baru dilaporkan. Misalnya, Anda membeli mobil untuk penggunaan bisnis pada tahun 1998 dan Anda menukarnya dengan mobil baru untuk penggunaan bisnis pada tahun 2001. Jika Anda menjual mobil baru pada tahun 2006, basis Anda pada mobil baru akan menentukan apakah Anda memiliki pajak keuntungan atau kerugian pajak atas penjualan, dan basis Anda dalam mobil baru ditentukan, setidaknya sebagian, berdasarkan basis Anda pada mobil yang Anda perdagangkan pada tahun 2001. Oleh karena itu, catatan yang berkaitan dengan mobil lama Anda harus disimpan hingga tahun 2013 (yaitu , selama enam tahun setelah pengembalian 2006 Anda diajukan pada 2007).

Jika perpisahan atau perceraian menjadi kemungkinan, pastikan Anda memiliki akses ke catatan pajak yang mempengaruhi Anda yang disimpan oleh pasangan Anda. Atau lebih baik lagi, buat salinan catatan pajak, karena dalam situasi seperti itu, hubungan bisa menjadi tegang dan akses ke catatan sulit.

Seperti banyak dari kita telah belajar tahun ini dengan berbagai badai, dan bencana lainnya, perhitungan pengurangan korban dan kerugian pencurian ditentukan sebagian oleh dasar Anda di properti yang rusak atau dicuri. Anda perlu memiliki catatan untuk mendukung dasar itu, hingga enam tahun setelah Anda mengajukan pengembalian yang mengklaim pengurangan kerugian.

Untuk melindungi catatan Anda dari kehilangan akibat pencurian, kebakaran, atau bencana lainnya, Anda harus mempertimbangkan untuk menyimpan catatan terpenting Anda di brankas atau tempat aman lainnya di luar rumah Anda. Selain itu, pertimbangkan untuk menyimpan salinan catatan terpenting di satu lokasi yang mudah diakses sehingga Anda dapat mengambilnya jika harus meninggalkan rumah dalam keadaan darurat.

Jika arsip hilang atau musnah, beberapa di antaranya dapat direkonstruksi. Misalnya, seorang pembuat SPT yang dibayar diwajibkan oleh hukum untuk menyimpan, untuk jangka waktu tiga tahun, salinan SPT atau daftar wajib pajak untuk siapa SPT dibuat. Demikian pula, profesional lain yang membantu Anda dalam suatu transaksi dapat menyimpan catatan yang berkaitan dengan transaksi tersebut. Pertimbangkan untuk menghubungi, bankir Anda, pialang investasi, makelar barang tak bergerak dan pengacara untuk catatan.

Negara bagian Anda mungkin memiliki aturan yang berbeda, jadi konsultasikan dengan otoritas perpajakan Negara Bagian Anda untuk meminta informasi mengenai aturan penyimpanan catatan mereka.

Saat ini, dengan maraknya peralatan dan perangkat lunak pemindaian komputer, lebih mudah dari sebelumnya untuk memelihara catatan lengkap selama bertahun-tahun. Perusahaan saya berinvestasi dalam teknologi pemindaian, penyimpanan, dan pengambilan yang canggih dan sekarang alih-alih memiliki ruang pengisian, kami memindai file dan catatan klien kami dan menyimpannya secara elektronik. Ini tidak hanya memenuhi persyaratan retensi, tetapi juga memungkinkan akses yang mudah. Tidak ada lagi mencari di lemari setelah lemari atau kotak di penyimpanan.

Apakah Anda menyimpan salinan cetak pengembalian pajak, bukti pengarsipan dan catatan keuangan lainnya, atau salinan pindaian, penting untuk menetapkan kebijakan tentang apa yang akan Anda simpan, bagaimana Anda akan menyimpannya dan kapan Anda akan memusnahkannya (dengan merobek-robek sehingga Anda mengidentifikasi dan informasi dilindungi).

Leave a Reply

Your email address will not be published.